השנים האחרונות מתאפיינות בשינוי משמעותי של ניהול עסקים, בעיקר עסקים קטנים או כאלו של פרילנסרים. רבים עובדים מהבית או מחזיקים משרד קטן במתחם חללי עבודה כלשהו לכמה שעות מדי שבוע. ניהול משרד מרחוק כבר איננו מורכב או קשה לביצוע ויש לו יתרונות רבים.
היום כבר רבים מבינים שלא חייבים משרד פיזי כדי לנהל את העסק או לכל היותר אפשר להסתפק במתחם חללי עבודה שמאפשר לכם לשכור שולחן בחלל הפתוח או חדרון קטן רק לפגישות או כמה שעות עבודה מדי שבוע.
כמו שכבר לא צריך משרד פיזי כדי לנהל את העסק שלכם, גם לא צריכים כבר להחזיק עובדים במשרד או משכירה\מנהלת משרד במשרה מלאה על כל הכרוך בכך. רבים היום מעדיפים גם לנהל את המשרד שלהם מרחוק וגם לקבל שירותי משרד לעסקים מרחוק במיקור חוץ באמצעות עוזרת אישית במיקור חוץ.
מה הם שירותי משרד לעסקים במיקור חוץ?
שירותי משרד לעסקים במיקור חוץ הם המענה הטבעי עבור כל בעלי העסקים שתיארנו קודם לכן. השירות כולל לרוב עוזרת אישית מקצועית שמבצעת תפקידים שונים של אדמיניסטרציה וניהול העסק עבור הבעלים, כדי שהוא יוכל להתמקד כמעט אך ורק בביצוע פעילות הקשורה למקצוע שלו (אדריכל, סוכן ביטוח, מעצב גרפי וכו').
השירותים שמספקת עוזרת אישית במיקור חוץ:
אדמיניסטרציה במיקור חוץ
הטיפול הבסיסי ביותר הוא זה של ניהול פעילות המשרד כולל תיוק של מסמכים וניירת משרדית בצורה מקצועית, העתקה או הדפסה של מסמכים, מענה טלפוני ראשוני, ניהול יומן פגישות, משלוח מיילים, קבלת דואר וחבילות ועוד.
ניהול לקוחות במיקור חוץ
ניהול של מערך שירות לקוחות הכולל שמירה על קשר עם הלקוחות, מתן מענה במייל או טלפון לפניות שלהם ובעיקר שימור לקוחות באמצעות מתן יחס אישי שלא תמיד לבעלי העסק יש זמן עבורם.
ניהול ספקים במיקור חוץ
איתור של ספקים המתאימים לעסק לצורך פרויקט ספציפי או מתן שירות לאורך זמן, התנהלות מול הספקים הללו, מעקב אחר השירות שהם מעניקים לעסק וכן הלאה.
ניהול עובדים במיקור חוץ
חיפוש וגיוס של עובדים לפרויקט מסוים (כתיבת מאמרים למקדם אתרים…) או לעבודה קבועה בהיקף משרה כלשהו (נגר לנגריה..), ראיון של העובד, מעקב אחר העבודה שלו וגם טיפול בכל הקשור ליחס המעביד כלפיו מבחינת החוק.
ניהול כספים במיקור חוץ
אחד הנושאים החשובים ביותר לעתים מוזנחים על ידי בעלי עסקים של "אדם אחד". מדובר על ניהול תזרים מזומנים של העסק, מעקב אחר הוצאות לעומת הכנסות, גביית תשלומים בזמן ותשלום חשבונות בזמן. כמו כן לעתים יש צורך להכין את המסמכים הדרושים להנהלת החשבונות או ביצוע של הנהלת חשבונות במסגרת השירות.
לסיכום, קל להבין כמה השירות הזה חשוב לכל בעל עסק קטן שרוצה להתנהל בצורה יותר מקצועית ולשפר את הפוטנציאל שלו להצליח ולהרוויח הרבה יותר בטווח הרחוק. שירותי משרד לעסקים במיקור חוץ הם שירות מקצועי מושלם שיכול לעזור בכך.
המאמר נכתב בשיתוף עם חברת TIME IS MONEY אשר מעניקה שירותי מנהלת משרד במיקור חוץ לבעלי עסקים, חברות וארגונים.